Quando si pensa a un evento si parte quasi sempre dal numero di persone. Giusto. Ma c’è una seconda domanda che cambia tutto e che spesso arriva troppo tardi: come dispongo la sala? La disposizione decide se le persone si guardano o si danno le spalle, se ascoltano o partecipano, se restano sedute o si muovono. Ecco una guida rapida per scegliere quella giusta.
Platea: quando c’è un messaggio da ascoltare
Sedute rivolte verso un punto focale, senza tavoli. È la disposizione che massimizza la capienza e concentra l’attenzione su chi parla e sullo schermo: ideale per presentazioni, conferenze, lanci e talk. Meno adatta quando serve far scrivere o lavorare i partecipanti. Da noi la Sala Costellazioni in platea arriva fino a 70 persone.
Ferro di cavallo (a U): quando conta il confronto
Tavoli disposti a U, con il lato aperto verso il relatore o lo schermo. Tutti si vedono e possono intervenire: perfetta per la formazione, i workshop guidati e le riunioni in cui la discussione è parte del programma. Ideale per gruppi fino a 30 persone, ma la Sala Costellazioni a U ospita fino a 50 posti.
Isole e tavoli rotondi: quando si lavora in gruppo
Tavoli da 3 a 8 persone, distribuiti nella sala. È la disposizione del fare: lavori di gruppo, laboratori, formazione partecipativa, attività di team building. Favorisce la collaborazione e abbassa le formalità. La Sala Foresta, a isole, accoglie fino a 40 persone su 10 tavoli rotondi. La Sala Costellazioni, a isole, accoglie fino a 70 persone su 10 tavoli rettangolari.
Boardroom: quando il gruppo è ristretto e decide
Un unico tavolo centrale. È la disposizione delle riunioni direzionali e dei board meeting, dove pochi si confrontano da pari a pari. La Sala Maldive offre 20 posti in un contesto riservato, con accesso diretto al rooftop.
Cocoon: quando l’incontro è uno a uno
Una console singola in materiale fonoassorbente, pensata per il confronto a due. È la disposizione dei colloqui riservati, delle trattative one-to-one e delle conversazioni che hanno bisogno di concentrazione. La Sala Cocoon avvolge chi la usa in uno spazio intimo, dove ogni parola resta tra i presenti e nulla distrae dall’incontro.
Spazio aperto: quando l’obiettivo è incontrarsi
Solo qualche tavolo alto, le sedute sparse qua e là, facili da spostare. È la disposizione del networking e degli aperitivi: le persone si muovono, si avvicinano, si parlano. Spesso è il finale perfetto di un evento, soprattutto se prosegue sul rooftop.
Come scegliere in tre domande
- Le persone devono ascoltare o partecipare? Ascoltare → platea. Partecipare → ferro di cavallo o isole.
- Si lavora in gruppo? Sì → isole. No → platea o boardroom.
- L’obiettivo è creare relazioni? Sì → spazio aperto, possibilmente con rooftop.
Il bello è che non devi scegliere una volta per tutte: la stessa sala può cambiare faccia nell’arco della stessa giornata — platea per la plenaria, isole per i gruppi, spazio aperto per l’aperitivo. È esattamente così che immaginiamo Flow X Hub: ambienti che si trasformano attorno al tuo programma.
